Il chatbot che risponde alle 23:40, controlla la tua agenda e fissa l'appuntamento.

No, ed è facile fare i conti. Un part-time in reception costa all'azienda tra i 900 e i 1.100 € al mese e copre cinque ore dal lunedì al venerdì. Il piano Pro costa 690 € e copre tutte le 168 ore della settimana, domeniche e agosto compresi. Detto questo, non sostituisce nessuno: serve a far sì che chi già lavora con te smetta di rispondere per la sesta volta all'orario di apertura.

Con uno scontrino medio di 300 €, il piano Pro si ripaga con tre appuntamenti al mese che prima si perdevano fuori orario. Se il tuo scontrino medio è di 60 €, te ne servono dodici. Fai questo calcolo con i tuoi numeri prima della chiamata: se non ti torna, te lo dico io per primo.

Allora non lo paghi. Misuriamo sulle tue conversazioni reali del primo mese quale percentuale l'agente risolve senza che intervenga nessuno. Se non arriva al 60%, o continuiamo a ottimizzarlo senza farti pagare la quota finché non ci arriviamo, oppure ti restituisco l'intera implementazione e tu tieni la base di conoscenza.

Suona come scrivi tu, perché viene addestrato sulle risposte che il tuo team già dà per iscritto, non su un copione generico. E si presenta come assistente fin dal primo messaggio: a nessuno dispiace parlare con una macchina che lo aiuta alle undici e mezza di sera. Quello che dispiace è il silenzio.

Non può: risponde solo sulla base della documentazione che gli forniamo, e quando la domanda esce da quell'ambito non improvvisa, gira la conversazione a una persona. Inoltre, su tutto ciò che riguarda il denaro lavora con forbici di prezzo e con la formula di conferma, mai con un prezzo chiuso che poi devi mantenere.

Non gli si chiede di imparare niente. Scrivono su WhatsApp esattamente come scrivono a un figlio, e qualcuno risponde loro. Le persone anziane non rifiutano la tecnologia, rifiutano i menu telefonici e i moduli con dieci campi. Questo è esattamente il contrario.

Novanta minuti di sessione iniziale e circa un'ora di test distribuita nella seconda settimana. Nient'altro. Il caricamento della documentazione lo facciamo noi partendo da quello che hai già scritto: il tuo sito, i tuoi preventivi, le tue risposte su WhatsApp.

La parte che risponde, sì. Quello che non si monta da solo è tutto il resto: l'attivazione di WhatsApp Business API con Meta, la connessione bidirezionale con la tua agenda perché non venga dato un orario già occupato, le regole su quando tacere e passare a un umano, e la manutenzione mensile di ciò che non funziona. È lì che se ne va il tempo ed è lì che si rompono le soluzioni fai-da-te.

Molto probabilmente era a pulsanti. Quelli falliscono perché costringono il cliente a trovare la sua domanda dentro un menu che hai scritto tu, e se non c'è se ne va. Questo non ha menu: si scrive come si scriverebbe a una persona. E non vive solo sul sito, vive dove il tuo cliente sta già scrivendo, che quasi sempre è WhatsApp.

Può darsi che tu abbia ragione, e nella chiamata lo verifichiamo insieme. Il segnale che conta non è quanti messaggi ricevi, ma quanti arrivano fuori dal tuo orario e quanto vale ogni cliente. Un'attività con venti richieste al mese e scontrino da 800 € lo ammortizza; una con duecento e scontrino da 25 €, dipende da come sono distribuite.

Firmiamo un contratto da responsabile del trattamento, i dati sono ospitati su server dell'Unione Europea e l'informativa sul trattamento compare nel primo messaggio di ogni conversazione. In ambito sanitario l'agente non raccoglie né conserva informazioni cliniche: gestisce l'appuntamento e passa al professionista non appena la conversazione entra nel merito medico. Resti tu il titolare del trattamento ed è consigliabile far rivedere il contratto dal tuo consulente.

È un'obiezione legittima e la risposta è che il sistema non vive sui nostri account, vive sui tuoi. Il numero WhatsApp è tuo, il calendario è tuo e la base di conoscenza viene consegnata in formato esportabile. Nessun vincolo: dai preavviso di 30 giorni e ti porti via anche lo storico delle conversazioni.

È pensato per attività che lavorano su appuntamento, prenotazione o preventivo: cliniche dentistiche, fisioterapia, estetica, veterinari, palestre e box di CrossFit, officine, installatori, accademie, autoscuole, agenzie immobiliari e studi professionali. Se vendi prodotti in un negozio online o offri supporto tecnico, non è questo il servizio che fa per te, e te lo dirò nella chiamata.